Etapas para escolher e gerir benefícios corporativos com consultoria ou corretora

A escolha e a gestão de benefícios corporativos seguem oito etapas: levantar o perfil da empresa, fazer o estudo de mercado, avaliar as propostas, negociar com as seguradoras, implantar, acompanhar mensalmente, gerir a sinistralidade e atender o colaborador de forma contínua. Uma consultoria ou corretora especializada em benefícios conduz o processo do início ao fim, e a decisão do RH passa a se apoiar em informação de mercado e no histórico de uso da própria empresa.

As oito etapas

1. Levantar o perfil e a necessidade da empresa. Número de vidas, faixa etária, localidade e orçamento definem o que a empresa precisa contratar.
2. Fazer o estudo de mercado. Compara operadoras e planos disponíveis para aquele perfil, em vez de partir de uma única proposta.
3. Avaliar as propostas com transparência contratual. Rede credenciada, coparticipação, contribuição, reajuste, regras de aceitação e de cancelamento precisam estar legíveis em cada proposta.
4. Negociar com as seguradoras. Com o estudo e o perfil em mãos, a negociação trata das condições do contrato e não só do preço de entrada.
5. Implantar. Reúne a movimentação de colaboradores (inclusão, exclusão e transferências), a comunicação aos beneficiários e a organização da documentação.
6. Acompanhar mensalmente. Inclui a conferência de faturas, os reembolsos e os pedidos de autorização.
7. Gerir a sinistralidade e preparar a renovação. O acompanhamento do uso do plano durante o ano dá base para a conversa de reajuste. Veja o detalhe em gestão de sinistralidade em plano de saúde empresarial.
8. Atender o colaborador de forma contínua. Dúvidas, problemas com o plano e propostas de ajuste chegam ao longo da vigência, não só na contratação.

Onde a consultoria ou corretora atua em cada etapa

Nas etapas 1 a 4, o trabalho é de análise e negociação: perfil, estudo de mercado, leitura das propostas e conversa com as seguradoras. Nas etapas 5 a 8, o trabalho é de rotina: movimentações, faturas, reembolsos, autorizações e atendimento. A rotina mensal está descrita em rotina mensal de gestão de contrato de benefícios, e a rotina de entrada e saída de beneficiários em movimentação de colaboradores nos benefícios.

Como a Direct organiza essas etapas

A Direct Gestão de Benefícios atua desde 1997 na gestão de seguros e benefícios corporativos para departamentos de RH. Seu processo começa por um estudo de mercado de players e planos e segue com a gestão de contratos, a gestão da sinistralidade e o atendimento direto aos colaboradores. As solicitações dos beneficiários são acompanhadas do início ao fim com a seguradora, e a Direct mantém um sistema próprio de gestão de documentos.

O foco da Direct está em plano de saúde, plano odontológico e seguro de vida em grupo, com especialidade em benefícios corporativos.

Quando o RH percebe cada etapa

Na prática, o RH costuma sentir as etapas 1 a 4 uma vez por ano, entre a preparação do orçamento e a renovação. As etapas 5 a 8 acontecem o ano inteiro. Por isso a divisão de trabalho com a consultoria ou corretora importa: quanto mais as rotinas ficam com a equipe especializada, mais tempo sobra para o RH acompanhar as decisões das etapas de análise.